Umsatzsteuer-Registrierung für ausländische Unternehmen in Deutschland: Kompletter Leitfaden

Michael Stiller

Steuerberater & Expert-Comptable

Gründer der FRADECO GmbH StBG, einer deutsch-französischen Steuerberatungsgesellschaft mit Büros in Bonn und Paris. Zugelassener Steuerberater (Steuerberaterkammer Rheinland-Pfalz) und französischer Expert-Comptable. Triple Master in International Management (Frankreich, Deutschland, Russland). Spezialisiert auf grenzüberschreitende Steuer-Compliance für international tätige Unternehmen in Deutschland.

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Wer ist registrierungspflichtig?

Die Umsatzsteuer-Registrierungspflicht für ausländische Unternehmen in Deutschland ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Maßgeblich ist, ob das Unternehmen im Inland steuerbare und steuerpflichtige Umsätze ausführt – unabhängig davon, ob es eine Betriebsstätte oder feste Niederlassung in Deutschland unterhält. Die Registrierung muss vor Aufnahme der steuerpflichtigen Tätigkeit erfolgen.

Die folgenden Fallkonstellationen begründen regelmäßig eine Registrierungspflicht:

E-Commerce-Händler mit Warenlager in Deutschland

Lagert ein ausländisches Unternehmen Waren in einem deutschen Fulfillment-Center – beispielsweise im Rahmen von Amazon FBA (Fulfillment by Amazon) –, entstehen in Deutschland steuerbare Lieferungen. Der Ort der Lieferung liegt gemäß § 3 Abs. 6 UStG im Inland, sobald die Warenbewegung im Inland beginnt. Eine Umsatzsteuer-Registrierung ist in diesem Fall zwingend erforderlich, unabhängig von der Höhe der erzielten Umsätze. Der One-Stop-Shop (OSS) reicht hier nicht aus, da dieser nur für Fernverkäufe aus dem EU-Ausland gilt, nicht für Lieferungen ab einem deutschen Lager.

Unternehmen mit Lieferungen ab deutschem Lager

Versendet ein ausländisches Unternehmen Waren von einem deutschen Lager an Endkunden innerhalb Deutschlands oder in andere EU-Mitgliedstaaten, gelten diese Lieferungen als im Inland ausgeführt. Auch bei Lieferungen an andere Unternehmen (B2B) aus einem deutschen Lager besteht Registrierungspflicht – der Empfänger kann in diesem Fall keine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) geltend machen, da der Leistungsort im Inland liegt und das liefernde Unternehmen selbst Schuldner der deutschen Umsatzsteuer ist.

Ausländische Dienstleister mit bestimmten Leistungen

Bei Dienstleistungen richtet sich der Leistungsort nach §§ 3a ff. UStG. Für B2B-Dienstleistungen (Leistungen an Unternehmer) gilt grundsätzlich das Empfängerortprinzip: Der Leistungsort liegt beim Auftraggeber, die Steuerschuldnerschaft geht auf diesen über (Reverse Charge gemäß § 13b UStG). Eine Registrierungspflicht für den ausländischen Dienstleister entsteht in diesem Fall nicht.

Abweichend davon unterliegen bestimmte Leistungen dem Belegenheitsprinzip und begründen eine Registrierungspflicht in Deutschland, darunter:

• Grundstücksbezogene Leistungen (§ 3a Abs. 3 Nr. 1 UStG)
• Veranstaltungsleistungen sowie damit zusammenhängende Leistungen (§ 3a Abs. 3 Nr. 3 UStG)
• Beförderungsleistungen, soweit sie im Inland erbracht werden (§ 3b UStG)

Wann besteht keine Registrierungspflicht?

Keine Registrierungspflicht besteht, wenn sämtliche Leistungen in Deutschland dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen. Das ist typischerweise der Fall bei reinen B2B-Dienstleistungen nach dem allgemeinen Empfängerortprinzip, bei denen der in Deutschland ansässige Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet. Auch bei ausschließlich steuerfreien Umsätzen (etwa gemäß § 4 UStG) ohne Vorsteuerabzugsrecht entfällt die Registrierungspflicht. Im Zweifel empfiehlt sich eine Prüfung durch einen in Deutschland zugelassenen Steuerberater.

Zuständiges Finanzamt

Für die Umsatzsteuer-Registrierung ausländischer Unternehmen ist nicht das Wohnsitz- oder Betriebsstättenfinanzamt zuständig, sondern ein zentrales Finanzamt, das nach dem Herkunftsland des Unternehmens bestimmt wird. Die Zuständigkeitsregelung ergibt sich aus einem BMF-Schreiben zur örtlichen Zuständigkeit nach § 21 AO.

Finanzamt Neukölln, Berlin – Zentralzuständigkeit

Das Finanzamt Neukölln in Berlin ist das zuständige Finanzamt für den größten Teil der ausländischen Unternehmen, die sich in Deutschland umsatzsteuerlich erfassen lassen möchten. Hierzu zählen unter anderem Unternehmen aus folgenden Ländern:

• China, Hongkong, Taiwan
• Türkei
• Russland, Ukraine und weitere GUS-Staaten
• USA und Kanada (sofern keine spezifische Regelung greift)
• Alle weiteren Länder, für die keine andere Zuständigkeit bestimmt ist

Kontakt: Finanzamt Neukölln, Karl-Marx-Straße 83–85, 12040 Berlin. Zuständige Stelle für ausländische Unternehmer: Umsatzsteuer-Auslandsstelle.

Weitere zuständige Finanzämter (Auswahl)

Je nach Herkunftsland des Unternehmens kann die Zuständigkeit bei einem anderen Finanzamt liegen. Eine Auswahl:

Erforderliche Unterlagen

Der vollständige und fehlerfreie Eingang aller Unterlagen ist der wichtigste Faktor für eine zügige Bearbeitung durch das Finanzamt. Fehlende Dokumente führen zu einer formellen Nachforderung (Nachforderungsschreiben), die die Bearbeitungsfrist um mehrere Wochen verlängert.

Folgende Unterlagen sind für die steuerliche Erfassung eines ausländischen Unternehmens regelmäßig erforderlich:

1. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Vordruck USt 1 TU) — Das zentrale Antragsformular. Der Vordruck ist ausschließlich in deutscher Sprache verfügbar und muss vollständig ausgefüllt sowie rechtsverbindlich unterzeichnet werden. VATdesk stellt diesen Vordruck aus und füllt ihn im Namen des Mandanten aus.
2. Handelsregisterauszug oder vergleichbares Gründungsdokument — Zum Nachweis der Rechtspersönlichkeit des Unternehmens. Bei ausländischen Registerauszügen ist in der Regel eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.
3. Umsatzsteuerbescheinigung des Heimatlandes (VAT Certificate) — Sofern das Unternehmen im Heimatland umsatzsteuerlich registriert ist, muss dies durch eine amtliche Bestätigung der zuständigen Steuerbehörde nachgewiesen werden.
4. Gesellschaftsvertrag / Articles of Association — Das Finanzamt möchte die gesellschaftsrechtliche Struktur und die Vertretungsberechtigung nachvollziehen können.
5. Reisepass des Geschäftsführers — Kopien der Reisepässe aller im Unternehmen vertretungsberechtigten Personen (Geschäftsführer, Directors). Bei mehreren Vertretungsberechtigten sind alle Pässe einzureichen.
6. Vollmacht — Sofern ein Steuerberater die Anmeldung übernimmt, ist eine rechtsgültige Vollmacht des Unternehmens beizufügen. VATdesk stellt entsprechende Vollmachtsvorlagen bereit.
7. SEPA-Lastschriftmandat — Für das Einzugsverfahren der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen. Ein fehlendes oder fehlerhaftes SEPA-Mandat ist eine der häufigsten Ursachen für Nachforderungen.

Ablauf der Registrierung

Die umsatzsteuerliche Erfassung eines ausländischen Unternehmens in Deutschland erfolgt in vier Schritten:

Schritt 1: Unterlagen zusammenstellen

Zunächst müssen alle erforderlichen Dokumente beschafft und aufbereitet werden. Insbesondere die Beschaffung der USt-Bescheinigung aus dem Heimatland sowie die Anfertigung beglaubigter Übersetzungen kann Zeit in Anspruch nehmen. Erfahrungsgemäß sollten hierfür ein bis zwei Wochen eingeplant werden. VATdesk erstellt eine individuelle Unterlagenliste für jedes Unternehmen und begleitet die Mandanten bei der Zusammenstellung.

Schritt 2: Fragebogen ausfüllen und einreichen

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Vordruck USt 1 TU) wird ausgefüllt und zusammen mit den Unterlagen beim zuständigen Finanzamt eingereicht. VATdesk reicht alle Anträge über DATEV ein – das Standardsystem für die elektronische Kommunikation mit deutschen Finanzämtern. Anträge über DATEV werden von den Finanzämtern bevorzugt bearbeitet und signalisieren professionelle Qualität.

Schritt 3: Steuernummer und USt-IdNr. erhalten

Das zuständige Finanzamt erteilt nach Prüfung des Antrags zunächst die Steuernummer (Steuer-Nr.). Diese ist die Grundlage für alle Voranmeldungen in Deutschland. Die USt-Identifikationsnummer (USt-IdNr., beginnend mit „DE") wird separat vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und folgt der Steuernummer in der Regel um ein bis zwei Wochen nach. Die USt-IdNr. ist erforderlich für innergemeinschaftliche Lieferungen und für die Angabe in Amazon Seller Central.

Schritt 4: Erste Voranmeldung einreichen

Nach Erhalt der Steuernummer beginnen die laufenden Meldepflichten. Für das Gründungsjahr sind in der Regel monatliche Voranmeldungen gemäß § 18 Abs. 2 UStG einzureichen. VATdesk richtet das gesamte Meldewesen ein und übernimmt die Einreichung über DATEV.

Laufende Pflichten nach der Registrierung

Mit der umsatzsteuerlichen Erfassung entstehen laufende Meldepflichten gegenüber dem Finanzamt und dem Bundeszentralamt für Steuern:

Monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung (§ 18 UStG)

Ausländische Unternehmen sind in der Regel zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet. Die Voranmeldung ist jeweils bis zum 10. des Folgemonats elektronisch über ELSTER oder DATEV einzureichen und gleichzeitig der berechnete Betrag zu entrichten. Für neu registrierte Unternehmen sieht § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG in den ersten zwei Kalenderjahren zwingend den Monatszeitraum vor.

Dauerfristverlängerung (empfohlen)

Auf Antrag kann eine Dauerfristverlängerung um einen Monat gewährt werden. Bei monatlicher Abgabe ist hierfür eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Vorjahressteuer zu entrichten. Die Dauerfristverlängerung ist für ausländische Unternehmen regelmäßig empfehlenswert, da sie mehr Reaktionszeit bei der Buchführung schafft.

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Unternehmen, die innergemeinschaftliche Lieferungen oder sonstige Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten ausführen, sind gemäß § 18a UStG zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung (ZM) verpflichtet. Die ZM ist in der Regel monatlich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einzureichen.

Jahreserklärung

Zusätzlich zur Voranmeldung ist jährlich eine Umsatzsteuerjahreserklärung einzureichen. Die Abgabefrist endet grundsätzlich am 31. Juli des Folgejahres; bei Beauftragung eines Steuerberaters gilt eine verlängerte Frist bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

In der Praxis treten bei der Umsatzsteuer-Registrierung ausländischer Unternehmen regelmäßig folgende Fehler auf:

Zu späte Registrierung

Die Registrierungspflicht entsteht mit der Aufnahme der steuerpflichtigen Tätigkeit in Deutschland – nicht erst mit dem Erhalt der Steuernummer. Wer erst tätig wird und dann registriert, schuldet die Umsatzsteuer rückwirkend ab dem ersten steuerpflichtigen Umsatz. Neben der Nachzahlung der Steuer drohen Verspätungszuschläge gemäß § 152 AO sowie Zinsen nach § 233a AO. Im Fall von Amazon FBA-Händlern hat eine verspätete Registrierung zudem häufig die Sperrung des Seller-Accounts zur Folge.

OSS statt lokaler Registrierung bei Warenlager in Deutschland

Ein verbreiteter Irrtum besteht darin, den One-Stop-Shop (OSS) als Ersatz für die lokale Umsatzsteuer-Registrierung in Deutschland zu betrachten. Der OSS gilt ausschließlich für grenzüberschreitende Fernverkäufe an Privatpersonen innerhalb der EU – er erfasst keine Lieferungen, die ab einem deutschen Lager an inländische Kunden ausgeführt werden. Wer ein deutsches Fulfillment-Center nutzt, benötigt in jedem Fall eine lokale Umsatzsteuer-Registrierung in Deutschland. Lesen Sie hierzu auch unseren ausführlichen Vergleich von OSS und lokaler Registrierung.

Fehlende EORI-Nummer bei Drittlandsunternehmen

Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern, die Waren nach Deutschland importieren, benötigen neben der Umsatzsteuer-Registrierung eine EORI-Nummer (Economic Operators Registration and Identification). Ohne EORI-Nummer kann keine Zollanmeldung durchgeführt werden. Die EORI-Nummer ist beim Hauptzollamt zu beantragen; die Bearbeitungszeit beträgt wenige Tage.

Unvollständiger Fragebogen

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist ein mehrseitiges, ausschließlich deutschsprachiges Formular. Häufige Fehler sind unvollständig ausgefüllte Felder, fehlende Unterschriften oder falsche Unternehmensangaben. Jeder Fehler führt zu einer Nachforderung und verlängert die Bearbeitungszeit erheblich. VATdesk füllt den Fragebogen für Sie aus und prüft ihn vor Einreichung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

VATdesk übernimmt die komplette Registrierung für Sie

Weiterführende Leitfäden

Häufig gestellte Fragen

Welches Finanzamt ist für ausländische Unternehmen zuständig?

Für die meisten ausländischen Unternehmen ohne feste Niederlassung in Deutschland ist das Finanzamt Neukölln (Berlin) zuständig. Ausnahmen gelten für Unternehmen aus bestimmten Ländern, die anderen Finanzämtern zugewiesen sind – beispielsweise dem Finanzamt Offenburg für Unternehmen aus Frankreich oder dem Finanzamt Hannover-Nord für Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich. Die vollständige Länderzuordnung ergibt sich aus einem BMF-Schreiben zur örtlichen Zuständigkeit. VATdesk prüft die Zuständigkeit vor jeder Antragstellung.

Wie lange dauert die Umsatzsteuer-Registrierung?

Die Bearbeitungszeit beträgt bei vollständig eingereichten Unterlagen in der Regel 6 bis 12 Wochen. Das Finanzamt Neukölln benötigt aufgrund des hohen Antragsvolumens häufig länger als spezialisierte Finanzämter mit geringerer Fallzahl. Unvollständige Anträge verlängern die Frist erheblich: Jede Nachforderung des Finanzamts bedeutet, dass die Bearbeitungszeit neu beginnt. Für eine detaillierte Aufstellung nach Finanzamt empfehlen wir unseren Artikel zu Bearbeitungszeiten.

Brauche ich einen Fiskalvertreter in Deutschland?

Nein. Deutschland schreibt keinen Fiskalvertreter vor – weder für EU-/EWR-Unternehmen noch für Drittlandsunternehmen. Die §§ 22a bis 22e UStG regeln zwar die Fiskalvertretung, machen sie jedoch nicht zur Pflicht. Dies unterscheidet Deutschland von anderen EU-Mitgliedstaaten wie Frankreich oder Polen, die für Nicht-EU-Unternehmen einen Fiskalvertreter verlangen können. Es ist jedoch aus praktischen Gründen empfehlenswert, einen in Deutschland zugelassenen Steuerberater mit der Vertretung gegenüber dem Finanzamt zu beauftragen.

Welche Unterlagen benötige ich für die steuerliche Erfassung?

Für die Registrierung werden regelmäßig folgende Unterlagen benötigt: ausgefüllter Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Vordruck USt 1 TU), Handelsregisterauszug oder vergleichbares Gründungsdokument, Umsatzsteuerbescheinigung des Heimatlandes, Gesellschaftsvertrag bzw. Articles of Association, Reisepässe der Geschäftsführer sowie eine Vollmacht bei Beauftragung eines Steuerberaters. Fremdsprachige Dokumente sollten mit beglaubigter Übersetzung eingereicht werden. VATdesk erstellt für jeden Mandanten eine individuelle Unterlagenliste.